1) Я не понимаю как трактовать ваш вопрос. С точки зрения специалиста, создающего БД? ...которому нужно прикрепить некоторые метаданные к текстам. Это можно сделать при помощи АРМ Каталогизатор. Или с точки зрения пользователя? Для конечных пользователей предназначены Веб-интерфейс Веб-шлюза ИРБИС для полнотекстовых БД и АРМ Читатель для полнотекстовых БД.
В любом случае, концепция полнотекстовых баз данных позволяет осуществлять поиск по словам текста. Поиски по автору и т.п. - дополнительные к полнотекстовому поиску в концепции ПБД.
2) Некоторая документация доступна онлайн, см.
Полнотекстовые базы данных ИРБИС. Стараюсь улучшать документацию, в том числе ориентируясь на просьбы пользователей.
3) АРМ Читатель для полнотекстовых БД - файл-серверный. Веб-шлюз ИРБИС для полнотекстовых БД разворачивают на веб-сервере.