У вас совершенно не верная структура справочника. К тому же были лишние пробелы. См. вложение. Вам стоит разобраться с документацией ИРБИС по АРМ Администратор или посмотреть записи вебинаров (см. раздел
Конференции, семинары, события)
Если вы создаете справочник не в редакторе рабочих листов и справочников, а в блокноте, то стоит соблюдать структуру - первая строка - значение, вторая - пояснение. См. пример справочника.
Вообще для построения БД VUZ лучше конвертировать данные из имеющихся систем а не создавать самостоятельно. Это быстрее и меньше ошибок ввода (опечатки, лишние пробелы и т.п.).