В поиске показывается не количество записей, а количество ссылок на термины. А в одном документе может быть несколько раз повторяющийся один и тот же термин (ключевое слово и в поле 200, и в полее 300, и в поле 330 и в поле 610). Вот и выходит, что число это больше чем кол-во записей.
Цветом выделяются:
крассным - термины, по которым искалась и была найдена запись
зеленым - слова, которые по верссии орфографического движка могут быть ошибочными (но чаще просто неизвестными)