Вам необходимо познакомиться с разделом документации "Включение режима регистрации ВКР (подключения электронных документов)"
Для указания года регистрации ВКР Вам всего лишь необходимо добавить в форму diplom.htm поля с именем и ID "year". Параметры его обработки уже прописаны в конфигурации.
Кроме того, нужно будет удалить или закомментировать строку автоматического добавления года в user_constant_rec_data.php
$rec->SetSubField(210,1,'D',date('Y'));
Примеры поиска по году издания Вы можете видеть во многих формах. Например, extended_default