Обзор: Перенос описаний журналов из БД комплектования в электронный каталог
Пользователь:
Alio (IP-адрес скрыт)
Дата: 19, August, 2008 18:23
Перенос описаний журналов из БД комплектования в электронный каталог (для версии 7.2 и выше)
Т.к. подписка журналов выполняется в АРМе «Комплектатор», то описание журнала может содержаться и в БД комплектования (CMPL), и в БД электронного каталога (ЭК). После оформления очередного периода подписки новые данные о заказанных экземплярах следует перенести в ЭК.
Если описание журнала еще нет в ЭК, то при переносе должна быть создана новая запись описания журнала. Если описание журнала уже имеется в ЭК, то при переносе оно должно дополниться новыми данными о заказанных экземплярах.
Исходные данные для переноса.
Данными для переноса являются описания журналов для текущего периода подписки. В них имеются данные о новом периоде подписки, возможно о новых ценах, о заказах по подразделениям.
При переносе проверяется вид записей – переносимая запись должна быть общим описанием журнала, т.е. содержать в поле 920 код “OJK”. Вид записи формируется в процессе ввода данных в БД комплектования:
1. Если описание вводилось через АРМ «Комплектатор», то вид записи формируется автоматически.
2. Если оформляется подписка на журнал, описание которого уже есть в БД каталога, а в БД комплектования нет, то следует перенести описание в БД CMPL. Для этого существования два способа.
2.1. Копирование в АРМе «Комплектатор» записи, отмеченной в ЭК. При этом по умолчанию устанавливается нужная таблица преобразования – KPMK, и вид записи формируется автоматически. Кроме того, формируется необходимый признак, что журнал уже переносился в БД каталога.
2.2. Копирование в АРМе «Каталогизатор» записи, отмеченной в ЭК. При этом нужно выбрать правильную таблицу преобразования – KPMK.
3. Возможно, что записи попали в БД комплектования какими-то другими способами, например, импорт в «Администраторе». В этом случае надо проверить вид записи и при необходимости откорректировать поле 920.
Параметры переноса.
Перенос журналов следует выполнять для отмеченных записей. Как правило, отметить следует либо весь период текущей подписки, либо отдельные журналы в любом словаре или списке.
При старте режима подается лист опроса, в котором следует задать параметры, определяющие результат переноса. Назначение параметров листа опроса следующее:
- Имя БД электронного каталога – обязательный параметр.
- Перенос контролируемый? – параметр контролирует создание новой записи в БД каталога. Рекомендуется всегда выполнять перенос с включенным параметром. Если снят признак контролируемости, это не значит, что записи непременно перенесутся как новые – прежде будет делаться попытка найти запись в ЭК и выполнить добавление данных, в случае неудачи будет создаваться новая запись.
- Актуализировать записи каталога? - Снятие признака актуализации записей БД каталога при корректировке или создании новых может ускорить процесс переноса.
- ФЛК записей каталога? – при включенном признаке ФЛК новая запись в БД каталога будет создаваться только, если она прошла ФЛК.
Новые записи
Новые записи при переносе создаются в следующих случаях:
1. Запись еще НЕ переносилась в заданную БД каталога (значение поя 66) и по шифру журнала запись в БД каталога НЕ найдена.
2. Запись переносилась в заданную БД каталога (значение поя 66), по шифру журнала запись в БД каталога НЕ найдена и признак контроля переноса отключен.
Добавление в существующую запись ЭК новых данных о заказанных экземплярах.
Если по шифру журнала в БД каталога находится запись, то выполняется ее корректировка данными о новом периоде подписки.
В описании журнала БД каталога имеются поля, собирающие данные о заказах, сделанных в разные подписные периоды:
- сведения о заказанных экземплярах (901) - собирают данные об экземплярах по местам хранения для разные подписных периодов
- сведения о заказах (поквартальные) (938) – собирают обобщенные сведения о заказах для разных подписных периодов
Если изменился год подписки, то данные об экземплярах по местам хранения добавятся в поле 901. Данные о новом заказе добавятся как новое повторение поля 938.
Если изменился период подписки того же года, то данные о новом заказе добавятся как новое повторение поля 938, а в поле 901 добавятся данные об экземплярах, только если они изменились в новом периоде по сравнению с прошлым.
Если изменились данные периода подписки (заказ по подразделениям, цена), а перенос этого периода уже состоялся, то выполнение повторного переноса этого же периода заново сформирует повторения поля 938 и 901, относящиеся к этому периоду.
Протокол выполнения.
После выполнения операции буден показан и сохранен протокол, в котором отображаются следующие данные:
- Дата выполнения операции.
- Количество перенесенных записей, т.е. вновь созданных.
- Перечень всех записей, которые переносились, для каждой записи выводятся тексты, соответствующие тому, какие действия были выполнены, а именно:
- начальное состояние записи - «переносилась» / «не переносилась»
- факт переноса записи как новой - «новая в БД каталога»
- результат поиска записи для переноса - «не найдена запись в каталоге по запросу…»
- если запись в каталоге найдена - «запись каталога MFN…»
- факт успешного переноса - «запись откорректирована»
- данные ФЛК с сообщением, что запись удалена
Нештатные ситуации операции переноса
1. Если запись не перенеслась по каким-либо причинам, то ее можно отметить и повторить перенос с включенным контролем.
2. Если известно, что журнал новый для ЭК, но по каким-либо причинам описание не перенеслось (не создалась новая запись в ЭК), то перенос можно повторить, сняв признак контроля.
3. Если перенос периода подписки состоялся, а данные заказа по подразделениям или цена изменились, то повторите перенос для этого периода.
4. Если в протоколе сообщение «не найдена запись в каталоге по запросу…», то необходимо выяснить, по какой причине по шифру журнала он не нашелся в БД каталога. Если причиной является изменение шифра в записи каталога, то измените его в записи комплектования и повторите перенос (п.1). Если запись журнала по каким-либо причинам была удалена из ЭК, то повторите перенос как в п.2.
5. Если в протоколе выдано сообщение «неизвестный вид записи», то выясните, по какой причине в поле «имя рабочего листа» стоит не OJK. Измените значение поля 920 и повторите перенос (п.1).
Редактировано 1 раз. Последний раз 25.08.2008 17:29 пользователем Alio.