Здесь нужно уточнить.
Тетрадь поденного учета справок (адресных, фактографических, тематических, уточняющих), выданных лично и по телефону - это форма учета справочно-библиографической работы (справочного обслуживания) и, одновременно, материал для анализа информационных потребностей пользователей (динамика запросов по архитектуре, медицине за такие-то годы...). В тетради детально (или не очень) могут быть отмечены такие аспекты, как читательская группа (школьники, студенты...), цель запроса (дипломная работа, самообразовательное чтение...), источники выполнения справок (справочный фонд, картотеки, собственный, внешние БД) и др. Таблицы учета могут быть представлены на листах.
Учет статистики справочной работы может осуществляться в иной форме. Например, в ЦБС Курортного района Санкт-Петербурга каждый запрос
в читательской формулировке фиксируется на карточку. Карточки составляют картотеку выполненных запросов - но суть та же - это
не фонд выполненных справок, а статистика (и ценный источник по изучению читателей).
Учет справок
не предполагает фиксацию ответов. В режиме "запрос-ответ" это нереально (если у библиотеки не полтора-два читателя в день). Также нереально оценить количество найденных (и реально оказавшихся полезных) книг и статей (сайтов и т.п.) по каждому запросу, как это предлагается иной раз в попадающихся доморощенных инструктивно-методических "рекомендациях" (это возможно в рамках кратковременного исследования).
Кроме того, далеко не все выполненные справки представляют ценность (в силу элементарности или уникальности и сиюминутности читательского интереса).
Другое дело - фонд выполненных справок. Это библиографические, фактографические (а то и обзорно-аналитические) материалы по достаточно актуальной теме, созданные в режиме отложенного запроса. Трудоемкость библиографических разысканий и информационная насыщенность требовала сохранения таких материалов. Обычно в папках (по темам или в порядке поступления). Смысл такого фонда (являющегося частью СБА) втом, чтобы при поступлении подобного или близкого по теме запроса можно было бы использовать эти справки (чаще - это списки литературы) повторно, дополнив их за счет литературы последнего времени.
Ценность таких справок, естественно, зависит от читательского контингента, статуса библиотеки и, конечно же, от глубины проработки источников поиска (полноты и тщательности обследования картотек, библиографических указателей, справочных изданий, текстов самих документов (книг, периодики)). Например,
фонд выполненных справок РНБ (ГПБ им. Салтыкова-Щедрина) оказался настолько интересным, что его оцифровали и предоставили к значительной его части полнотекстовый поиск (
вот, собственно, пример, БД).
Понятно, что хранившиеся в папках выполненные справки требовали ведения поискового аппарата: специальной тематической картотеки (с отсылкой к номеру папки и номеру справки) или расстановки карточек на созданные списки в библиотечный каталог или картотеку статей. Такие материалы в тематических (систематических) картотеках могли группироваться за соответствующим разделителем.
В настоящее время, такие фонды - редкость в традиционном виде (в условиях Веб 2.0 информационный мир перестал быть библиотекоцентричным и читатели массу справок (хорошо или плохо) выполняют сами).
Кроме того, для читательских запросов последних 15 лет свойственна динамичность, изменчивость (в силу уплотнения социального времени) и заинтересованность в полуфабрикате (полнотекстовой подборке или подборке ссылок на полнотекстовые ресурсы), а не в библиографических заготовках.
Современной формой фонда выполненных справок по сути являются архивы виртуальных справочных служб. Архив выступает уже не как подборка отдельных справок, а как система, ценность которой больше, чем ценность суммы ее частей. Особую ценность архиву придают гипертектовые связи с мировыми ресурсами Интернета - источник нетривиальной поисковой читательской стратегии.
В начале 2000-х гг., за несколько лет до появления у нас виртуальной справки, мы вели фонд выполненных справок в виде коллекции файлов в Ворде на одном из дежурных компьютеров. Каталог организовали в табличной форме также в вордовском файле (указывались тема, хронологический охват, язык списка литературы, гиперссылка на файл и др.). За 2-3 года мы накопили несколько сотен таких списков (от двух-нескольких десятков до сотен библиографических записей в каждом). Проведенный анализ показал нереальность повторного их использования. Даже в тех нескольких выявленных случаях совпадения темы требовался иной аспект и совершенно иная литература.
Подробности см.: Аврамова Е. В. Использование внешних баз данных в справочно-библиографическом обслуживании: из опыта информационно-библиографического отдела ЦГПБ имени В. В. Маяковского // Современные пользователи автоматизированных информационно-библиотечных систем: проблемы обслуживания, изучения и обучения : материалы 4-й и 5-й научно-практической конференций. - СПб., 2003. - С. 140-144.
По поводу примеров 1-5 в заглавной заметке к данной теме: эти проблемы, как правило, решаются ссылочно-справочным аппаратом (системой ссылок и справок) в каталогах, картотеках и авторитетных файлах.