Можно ли на панель задач ИРБИСа прикрепить кнопку/функцию по запуску внешней программки?

В ИРБИС64 - да. Смотрите релиз версии 6.1

Иркутская ОГУНБ
ИРБИС64.21Турбо
WebИРБИС-PHP

А если у нас 8.1?

Конечно. Раз версия старше 6.1 - смело пишите свою dll и "навешивайте" кнопку

Иркутская ОГУНБ
ИРБИС64.21Турбо
WebИРБИС-PHP

Т.е. на функциональность это никак не повлияет?

это будет зависеть от функциональности вашей программы

Иркутская ОГУНБ
ИРБИС64.21Турбо
WebИРБИС-PHP

Наша программа будет производить интеграцию ИРБИС с несколькими системами, для удобства пользователей она будет запускаться из ИРБИС. Подтягивая необходимые поля из ИРБИС перекидывает их по системам

а подскажите пожалуйста про запуск сервера, в документации описано 2 способа: как приложение и как сервис.
При запуске сервера в режиме приложения возникает пиктограмма с диспетчерскими задачами, а при запуске сервиса нет. Так вот как в таком случае выполнять "диспетчерские задачи"?

ответ: диспетчерские задачи выполняются в АРМ Администратор, вкладка "сервер" )))))

Чтобы пиктограмма сервера в режиме сервиса отображалась на панели задач нужно в свойствах сервиса разрешить ему (сервису) взаимодействие с Рабочим столом

Иркутская ОГУНБ
ИРБИС64.21Турбо
WebИРБИС-PHP

Однако взаимодействие с рабочим столом будет работать только в случае захода на компьютер на прямую, без использования RDP. Через удаленный рабочий стол пиктограмма сервера все равно не будет видна, если сервер работает как сервис.

Вообще если говорить строго, то настройка происходит следующим образом:
1. После первоначальной установки производится стартовая настройка серверной части (заводятся пользователи, создаются для них индивидуальные профили и т.д.)
2. Некоторое время вы используете сервер как приложение, чтобы можно было оперативно изменить параметры.
3. Когда все проверено и работает в штатном режиме, вы переводите сервер в работу сервисом и вам даже не понадобится использовать функции сервера, по этому и видеть какое-либо наличие рабочего сервиса вам не нужно.

Если будет необходимость посмотреть что-то, то нужно использовать АРМ Администратор-клиент, в котором все эти функции есть и их можно использовать в случае крайней необходимости.

считаю что это должно входить в документацию! ))))
спасибо за ответ
мне как раз нужно через рдп

Да тут можно полфорума в документацию :). Читайте больше, спрашивайте чаще. Ведь именно как часть документации этот форум и задумывался. И не забываем про ресурс Ирбис-WIKI, который необходимо активно наполнять. В этом процессе можете участвовать и вы. Пробуйте и не оставайтесь безучастными.