Перенос описаний книг из БД комплектования в электронный каталог
( для версии 7.2 и выше)
Очагова Л.Н.

Необходимость этого режима связана с тем, что при использовании АРМа «Комплектатор» первоначальные описания книг вводятся не в базу данных электронного каталога (ЭК), а сначала в базу данных комплектования (CMPL). Например, при использовании технологии заказа или использовании каталога подписки книг. Поэтому после завершения работы с очередной партией книг, следует выполнить перенос данных в БД каталога.
Для выполнения переноса имеется кнопка на панели инструментов. По кнопке вызывается лист опроса, который следует заполнить. Перенос рекомендуется выполнять, задавая в листе опроса номер КСУ партии, даже для повторных переносов той же партии. В отдельных случаях перенос можно выполнять для отмеченных документов.
Исходные данные для переноса.
Данными для переноса являются описания книг одной партии КСУ. В этой партии могут быть книги новые для электронного каталога, тогда в электронном каталоге будут созданы новые записи. Если в партии есть дублетные экземпляры книг уже представленных в ЭК, то при переносе эти экземпляры будут приписаны, т.е. выполнится докомплектование.
При переносе проверяется вид записей. Переносимая запись должна содержать в поле 920 код “ZK”. Вид записи формируется в процессе ввода данных в БД комплектования:
1. Если описание вводилось через АРМ «Комплектатор» как запись заказа, то вид записи формируется автоматически.
2. Если регистрируются повторные экземпляры книги, описание которой уже есть в БД каталога, а в БД комплектования нет, то следует перенести описание в БД комплектования. Для этого существования два способа.
2.1. Копирование в АРМе «Комплектатор» записи, отмеченной в ЭК. При этом по умолчанию устанавливается нужная таблица преобразования – KPMK, и вид записи формируется автоматически. Кроме того, формируется необходимый признак, что книга уже переносилась в БД каталога.
2.2. Копирование в АРМе «Каталогизатор» записи, отмеченной в ЭК. При этом нужно выбрать правильную таблицу преобразования – KPMK.
3. Возможно, что записи попали в БД комплектования какими-то другими способами, например, импорт в «Администраторе». В этом случае надо проверить вид записи и при необходимости откорректировать поле 920.
Параметры переноса.
При старте режима подается лист опроса, в котором следует задать параметры, определяющие результаты переноса. Назначение параметров листа опроса следующее:
- Имя БД электронного каталога – обязательный параметр.
- Перенос контролируемый? – параметр контролирует создание новой записи в БД каталога. Рекомендуется всегда выполнять перенос с включенным параметром. Если снят признак контролируемости, это не значит, что записи непременно перенесутся как новые – прежде будет делаться попытка найти запись в ЭК и выполнить докомплектование, в случае неудачи будет создаваться новая запись.
- Номер КСУ для отбора партии. По заданному номеру, во-первых, отбираются записи на перенос. Во-вторых, происходит докомплектование записей каталога новыми экземплярами этой партии. Если даже выполняется перенос отдельных отмеченных записей, то этот параметр следует задавать, чтобы выполнялось докомплектование новыми экземплярами.
- Актуализировать записи каталога? - Снятие признака актуализации записей БД каталога при корректировке или создании новых может ускорить процесс переноса.
- ФЛК записей каталога? – при включенном признаке ФЛК новая запись в БД каталога будет создаваться только, если она прошла ФЛК.
Новые записи
Новые записи при переносе создаются в следующих случаях:
1. Запись еще НЕ переносилась в заданную БД каталога (значение поля 66) и по имеющимся экземплярам запись в БД каталога НЕ найдена.
2. Запись переносилась в заданную БД каталога (значение поля 66), по имеющимся экземплярам запись в БД каталога НЕ найдена и признак контроля переноса отключен.
Докомплектование.
Условием выполнения докомплектования является задание номера КСУ при опросе.
Чтобы выполнить докомплектование, описание книги в БД каталога должно быть найдено. Поиск его выполняется по имеющимся в записи БД комплектования инвентарным номерам/штрих-кодам совместно с номерами КСУ, т.е. по данным прошлых регистраций. Поиск будет успешным, если:
- запись БД комплектования уже переносилась по другим КСУ, эти данные в ней сохранены и они не менялись в БД каталога
- запись БД комплектования была скопирована из БД каталога и она содержит актуальные описания экземпляров с номерами КСУ
Если же в БД каталога после переноса менялись значения инвентарных номеров, то записи на докомплектование найдены не будут. Поэтому, если имеется практика корректировки инвентарей после переноса, рекомендуется после окончательного переноса партии книг удалить описания партии (не запись КСУ!) из БД комплектования. Для этого можно отметить в списке все записи партии КСУ, вызвать «Глобальная корректировка», выбрать в списке заданий «UDZ –удаление отмеченных записей» и выполнить. Перед регистрацией поступления новой партии скопировать имеющиеся описания из БД каталога.
Протокол выполнения.После выполнения операции буден показан и сохранен протокол, в котором отображаются следующие данные:
- Дата выполнения операции.
- Способ переноса – по номеру КСУ либо отмеченных записей.
- Заданный номер КСУ
- Количество перенесенных записей, т.е. вновь созданных.
- Перечень всех записей, которые переносились, для каждой записи выводятся тексты, соответствующие тому, какие действия были выполнены, а именно:
- начальное состояние записи - «переносилась» / «не переносилась»
- факт переноса записи как новой - «новая в БД каталога»
- результат поиска записи для докомплектования - «не найдена запись в каталоге по запросу…»
- если запись в каталоге найдена - «запись каталога MFN…»
- если приписка экземпляра не состоялась - «экземпляр в записи каталога уже есть»
- факт успешного докомплектования - «запись откорректирована»
- данные ФЛК с сообщением, что запись удалена
Нештатные ситуации операции переноса
1. Операция переноса завершилась неудачно, например, аварийное завершение программы. Перенос можно повторить, задавая тот же КСУ, с включенным контролем.
2. Если некоторая запись не перенеслась по каким-либо причинам, то ее можно отметить и повторить перенос, задавая номер КСУ (!) с включенным контролем.
3. Если известно, что книга новая для ЭК, но по каким-либо причинам она не перенеслась (не создалась новая запись в ЭК), то запись можно отметить и выполнить перенос, задав номер КСУ и сняв признак контроля.
4. Если в протоколе сообщение «не найдена запись в каталоге по запросу…», то необходимо выяснить, по какой причине по указанным инвентарям не нашлась запись в БД каталога. Если причиной является изменение инвентарных номеров в записи каталога, то измените их же в записи комплектования и повторите перенос (п.2).
5. Если в протоколе выдано сообщение «неизвестный вид записи», то выясните, по какой причине запись не является заказом. Измените значение поля 920 и повторите перенос (п.2).
6. Если известно, что после переноса будут изменены значения инвентарных номеров в БД каталога, то отметьте все записи перенесенной партии в БД CMPL и удалите их, т.к. повторный перенос этих записей будет неудачным.



Редактировано 1 раз. Последний раз 25.08.2008 17:27 пользователем Alio.