Часто задаваемые вопросы (FAQ) : ИРБИС
Исключительно важный раздел форума, который необходимо прочитать всем, кто только начинает работать с Ирбисом. Если ваши знания не так широки, как вам хотелось бы, тогда обязательно прочитайте этот раздел. Если вы не нашли, что искали, то воспользуйтесь поиском по форуму, и, скорее всего, вы найдете ответ на свой вопрос среди существующих сообщений.
Обзор: Перенос описаний журналов из БД комплектования в электронный каталог
Пользователь: Alio (IP-адрес скрыт)
Дата: 19, August, 2008 18:23
Перенос описаний журналов из БД комплектования в электронный каталог (для версии 7.2 и выше)
Т.к. подписка журналов выполняется в АРМе «Комплектатор», то описание журнала может содержаться и в БД комплектования (CMPL), и в БД электронного каталога (ЭК). После оформления очередного периода подписки новые данные о заказанных экземплярах следует перенести в ЭК.
Если описание журнала еще нет в ЭК, то при переносе должна быть создана новая запись описания журнала. Если описание журнала уже имеется в ЭК, то при переносе оно должно дополниться новыми данными о заказанных экземплярах.
Исходные данные для переноса.
Данными для переноса являются описания журналов для текущего периода подписки. В них имеются данные о новом периоде подписки, возможно о новых ценах, о заказах по подразделениям.
При переносе проверяется вид записей – переносимая запись должна быть общим описанием журнала, т.е. содержать в поле 920 код “OJK”. Вид записи формируется в процессе ввода данных в БД комплектования:
1. Если описание вводилось через АРМ «Комплектатор», то вид записи формируется автоматически.
2. Если оформляется подписка на журнал, описание которого уже есть в БД каталога, а в БД комплектования нет, то следует перенести описание в БД CMPL. Для этого существования два способа.
2.1. Копирование в АРМе «Комплектатор» записи, отмеченной в ЭК. При этом по умолчанию устанавливается нужная таблица преобразования – KPMK, и вид записи формируется автоматически. Кроме того, формируется необходимый признак, что журнал уже переносился в БД каталога.
2.2. Копирование в АРМе «Каталогизатор» записи, отмеченной в ЭК. При этом нужно выбрать правильную таблицу преобразования – KPMK.
3. Возможно, что записи попали в БД комплектования какими-то другими способами, например, импорт в «Администраторе». В этом случае надо проверить вид записи и при необходимости откорректировать поле 920.
Параметры переноса.
Перенос журналов следует выполнять для отмеченных записей. Как правило, отметить следует либо весь период текущей подписки, либо отдельные журналы в любом словаре или списке.
При старте режима подается лист опроса, в котором следует задать параметры, определяющие результат переноса. Назначение параметров листа опроса следующее:
- Имя БД электронного каталога – обязательный параметр.
- Перенос контролируемый? – параметр контролирует создание новой записи в БД каталога. Рекомендуется всегда выполнять перенос с включенным параметром. Если снят признак контролируемости, это не значит, что записи непременно перенесутся как новые – прежде будет делаться попытка найти запись в ЭК и выполнить добавление данных, в случае неудачи будет создаваться новая запись.
- Актуализировать записи каталога? - Снятие признака актуализации записей БД каталога при корректировке или создании новых может ускорить процесс переноса.
- ФЛК записей каталога? – при включенном признаке ФЛК новая запись в БД каталога будет создаваться только, если она прошла ФЛК.
Новые записи
Новые записи при переносе создаются в следующих случаях:
1. Запись еще НЕ переносилась в заданную БД каталога (значение поя 66) и по шифру журнала запись в БД каталога НЕ найдена.
2. Запись переносилась в заданную БД каталога (значение поя 66), по шифру журнала запись в БД каталога НЕ найдена и признак контроля переноса отключен.
Добавление в существующую запись ЭК новых данных о заказанных экземплярах.
Если по шифру журнала в БД каталога находится запись, то выполняется ее корректировка данными о новом периоде подписки.
В описании журнала БД каталога имеются поля, собирающие данные о заказах, сделанных в разные подписные периоды:
- сведения о заказанных экземплярах (901) - собирают данные об экземплярах по местам хранения для разные подписных периодов
- сведения о заказах (поквартальные) (938) – собирают обобщенные сведения о заказах для разных подписных периодов
Если изменился год подписки, то данные об экземплярах по местам хранения добавятся в поле 901. Данные о новом заказе добавятся как новое повторение поля 938.
Если изменился период подписки того же года, то данные о новом заказе добавятся как новое повторение поля 938, а в поле 901 добавятся данные об экземплярах, только если они изменились в новом периоде по сравнению с прошлым.
Если изменились данные периода подписки (заказ по подразделениям, цена), а перенос этого периода уже состоялся, то выполнение повторного переноса этого же периода заново сформирует повторения поля 938 и 901, относящиеся к этому периоду.
Протокол выполнения.
После выполнения операции буден показан и сохранен протокол, в котором отображаются следующие данные:
- Дата выполнения операции.
- Количество перенесенных записей, т.е. вновь созданных.
- Перечень всех записей, которые переносились, для каждой записи выводятся тексты, соответствующие тому, какие действия были выполнены, а именно:
- начальное состояние записи - «переносилась» / «не переносилась»
- факт переноса записи как новой - «новая в БД каталога»
- результат поиска записи для переноса - «не найдена запись в каталоге по запросу…»
- если запись в каталоге найдена - «запись каталога MFN…»
- факт успешного переноса - «запись откорректирована»
- данные ФЛК с сообщением, что запись удалена
Нештатные ситуации операции переноса
1. Если запись не перенеслась по каким-либо причинам, то ее можно отметить и повторить перенос с включенным контролем.
2. Если известно, что журнал новый для ЭК, но по каким-либо причинам описание не перенеслось (не создалась новая запись в ЭК), то перенос можно повторить, сняв признак контроля.
3. Если перенос периода подписки состоялся, а данные заказа по подразделениям или цена изменились, то повторите перенос для этого периода.
4. Если в протоколе сообщение «не найдена запись в каталоге по запросу…», то необходимо выяснить, по какой причине по шифру журнала он не нашелся в БД каталога. Если причиной является изменение шифра в записи каталога, то измените его в записи комплектования и повторите перенос (п.1). Если запись журнала по каким-либо причинам была удалена из ЭК, то повторите перенос как в п.2.
5. Если в протоколе выдано сообщение «неизвестный вид записи», то выясните, по какой причине в поле «имя рабочего листа» стоит не OJK. Измените значение поля 920 и повторите перенос (п.1).
Редактировано 1 раз. Последний раз 25.08.2008 17:29 пользователем Alio.
Т.к. подписка журналов выполняется в АРМе «Комплектатор», то описание журнала может содержаться и в БД комплектования (CMPL), и в БД электронного каталога (ЭК). После оформления очередного периода подписки новые данные о заказанных экземплярах следует перенести в ЭК.
Если описание журнала еще нет в ЭК, то при переносе должна быть создана новая запись описания журнала. Если описание журнала уже имеется в ЭК, то при переносе оно должно дополниться новыми данными о заказанных экземплярах.
Исходные данные для переноса.
Данными для переноса являются описания журналов для текущего периода подписки. В них имеются данные о новом периоде подписки, возможно о новых ценах, о заказах по подразделениям.
При переносе проверяется вид записей – переносимая запись должна быть общим описанием журнала, т.е. содержать в поле 920 код “OJK”. Вид записи формируется в процессе ввода данных в БД комплектования:
1. Если описание вводилось через АРМ «Комплектатор», то вид записи формируется автоматически.
2. Если оформляется подписка на журнал, описание которого уже есть в БД каталога, а в БД комплектования нет, то следует перенести описание в БД CMPL. Для этого существования два способа.
2.1. Копирование в АРМе «Комплектатор» записи, отмеченной в ЭК. При этом по умолчанию устанавливается нужная таблица преобразования – KPMK, и вид записи формируется автоматически. Кроме того, формируется необходимый признак, что журнал уже переносился в БД каталога.
2.2. Копирование в АРМе «Каталогизатор» записи, отмеченной в ЭК. При этом нужно выбрать правильную таблицу преобразования – KPMK.
3. Возможно, что записи попали в БД комплектования какими-то другими способами, например, импорт в «Администраторе». В этом случае надо проверить вид записи и при необходимости откорректировать поле 920.
Параметры переноса.
Перенос журналов следует выполнять для отмеченных записей. Как правило, отметить следует либо весь период текущей подписки, либо отдельные журналы в любом словаре или списке.
При старте режима подается лист опроса, в котором следует задать параметры, определяющие результат переноса. Назначение параметров листа опроса следующее:
- Имя БД электронного каталога – обязательный параметр.
- Перенос контролируемый? – параметр контролирует создание новой записи в БД каталога. Рекомендуется всегда выполнять перенос с включенным параметром. Если снят признак контролируемости, это не значит, что записи непременно перенесутся как новые – прежде будет делаться попытка найти запись в ЭК и выполнить добавление данных, в случае неудачи будет создаваться новая запись.
- Актуализировать записи каталога? - Снятие признака актуализации записей БД каталога при корректировке или создании новых может ускорить процесс переноса.
- ФЛК записей каталога? – при включенном признаке ФЛК новая запись в БД каталога будет создаваться только, если она прошла ФЛК.
Новые записи
Новые записи при переносе создаются в следующих случаях:
1. Запись еще НЕ переносилась в заданную БД каталога (значение поя 66) и по шифру журнала запись в БД каталога НЕ найдена.
2. Запись переносилась в заданную БД каталога (значение поя 66), по шифру журнала запись в БД каталога НЕ найдена и признак контроля переноса отключен.
Добавление в существующую запись ЭК новых данных о заказанных экземплярах.
Если по шифру журнала в БД каталога находится запись, то выполняется ее корректировка данными о новом периоде подписки.
В описании журнала БД каталога имеются поля, собирающие данные о заказах, сделанных в разные подписные периоды:
- сведения о заказанных экземплярах (901) - собирают данные об экземплярах по местам хранения для разные подписных периодов
- сведения о заказах (поквартальные) (938) – собирают обобщенные сведения о заказах для разных подписных периодов
Если изменился год подписки, то данные об экземплярах по местам хранения добавятся в поле 901. Данные о новом заказе добавятся как новое повторение поля 938.
Если изменился период подписки того же года, то данные о новом заказе добавятся как новое повторение поля 938, а в поле 901 добавятся данные об экземплярах, только если они изменились в новом периоде по сравнению с прошлым.
Если изменились данные периода подписки (заказ по подразделениям, цена), а перенос этого периода уже состоялся, то выполнение повторного переноса этого же периода заново сформирует повторения поля 938 и 901, относящиеся к этому периоду.
Протокол выполнения.
После выполнения операции буден показан и сохранен протокол, в котором отображаются следующие данные:
- Дата выполнения операции.
- Количество перенесенных записей, т.е. вновь созданных.
- Перечень всех записей, которые переносились, для каждой записи выводятся тексты, соответствующие тому, какие действия были выполнены, а именно:
- начальное состояние записи - «переносилась» / «не переносилась»
- факт переноса записи как новой - «новая в БД каталога»
- результат поиска записи для переноса - «не найдена запись в каталоге по запросу…»
- если запись в каталоге найдена - «запись каталога MFN…»
- факт успешного переноса - «запись откорректирована»
- данные ФЛК с сообщением, что запись удалена
Нештатные ситуации операции переноса
1. Если запись не перенеслась по каким-либо причинам, то ее можно отметить и повторить перенос с включенным контролем.
2. Если известно, что журнал новый для ЭК, но по каким-либо причинам описание не перенеслось (не создалась новая запись в ЭК), то перенос можно повторить, сняв признак контроля.
3. Если перенос периода подписки состоялся, а данные заказа по подразделениям или цена изменились, то повторите перенос для этого периода.
4. Если в протоколе сообщение «не найдена запись в каталоге по запросу…», то необходимо выяснить, по какой причине по шифру журнала он не нашелся в БД каталога. Если причиной является изменение шифра в записи каталога, то измените его в записи комплектования и повторите перенос (п.1). Если запись журнала по каким-либо причинам была удалена из ЭК, то повторите перенос как в п.2.
5. Если в протоколе выдано сообщение «неизвестный вид записи», то выясните, по какой причине в поле «имя рабочего листа» стоит не OJK. Измените значение поля 920 и повторите перенос (п.1).
Редактировано 1 раз. Последний раз 25.08.2008 17:29 пользователем Alio.
Эта тема закрыта.