Что за ошибка и как с ней бороться?
Карточки ни с того ни с сего стали "NOT VALID RECORD" и при обращении к ним вижу вышеупомянутую ошибку.

Ни с того ни с сего ничего не бывает. "NOT VALID RECORD" вставляется в поле заглавия для дублетных записей (при импорте). Почему возникает сообщение External exception - не знаю. Пришлите Вашу БД (файлы mst и xrf) на alio@gpntb.ru

Такая ошибка возможна из-за проблем с ОС Windows 98SE?
Сервер под Windows XP Pro, а клиент Win98SE

Любой продукт Windows при установке его в сеть или совместном использовании с любой другой прграммой, в т.ч. фирмы Microsoft может вызвать такую ошибку :)

В каком случае появляется такая ошибка:
а) постоянно (неопределнно)?
б) при просмотре результатов поиска и выбора на просмотр документа?
в) Windows при этом показывает это на клиенте или сервере?
г) Windows при этом впадает в "транс" ("синяя смерть" и пр.)?
д) это только на одной машине под 98?

Раз в день, на 98-х при попытке перейти на новое поле, или создать новую катрточку.

Какая у Вас версия ИРБИС? Обновите FORMAT32.DLL - он находится на
[ftp.gpntb.ru]

ИРБИС 2003.1